Regulamin – II Śląska Konferencja Senioralna

REGULAMIN UCZESTNICTWA W KONFERENCJI
„ŚLĄSKA KONFERENCJA SENIORALNA”

§ 1
POSTANOWIENIA OGÓLNE

Regulamin kierowany jest do wszystkich osób biorących udział w Konferencji pn. „Śląska Konferencja Senioralna” (zwanej dalej: Konferencją).
Celem niniejszego Regulaminu jest określenie praw i obowiązków Organizatora, Partnerów, Uczestników i Prelegentów w związku z organizacją oraz udziałem w Konferencji.
Przez następujące określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się:
a) Organizator: Związek Stowarzyszeń Centrum Aktywności w Mikołowie, Forum Seniorów Powiatu Mikołowskiego, Powiat Mikołowski;
b) Współorganizator: Miasto Mikołów, Rada Seniorów w Mikołowie;
c) Partner: należy przez to rozumieć instytucję współpracującą z Organizatorem w realizacji celów Konferencji;
d) „Uczestnik Konferencji” lub „Uczestnik”: osoba uczestnicząca w Konferencji na podstawie potwierdzenia uczestnictwa otrzymanego od Organizatora Konferencji. Udział w Konferencji w charakterze Uczestnika jest bezpłatny;
e) Prelegent: Uczestnik uprawniony przez Organizatora do wygłoszenia prelekcji podczas Konferencji. W zakresie, w którym Regulamin nie stanowi inaczej do Prelegentów zastosowanie znajdują w sposób analogiczny wszystkie postanowienia dotyczące Uczestników. Z tytułu udziału w Konferencji w charakterze Prelegenta nie przysługuje wynagrodzenie;
f) Materiałami są wszelkiego rodzaju nośniki informacji bez względu na sposób zapisania na nich jakichkolwiek treści, w szczególności takie jak pomoce naukowe, dokumenty, wykresy, filmy, animacje, prezentacje, broszury, ulotki dotyczące tematu prowadzonego przez Prelegenta prelekcji, które zostaną opublikowane i rozpowszechnione przez Prelegenta w czasie jego wystąpienia podczas i po Konferencji;
g) Nagraniami są wszelkie nagrania audio – video, a także fotografie wykonane przez Organizatora lub podmiot działający na zlecenie Organizatora w trakcie trwania Konferencji.
Konferencja odbędzie się w formacie stacjonarnym w dniu 20 października 2023 roku w Miejskim Domu Kultury w Łaziskach Górnych przy ul. Św. Jana Pawła II 2, 43-170 Łaziska Górne, w godzinach określonych agendą Konferencji.
Celem Konferencji jest omówienie bieżących potrzeb oraz mechanizmów funkcjonowania w obszarze starzenia się społeczeństwa, wskazania możliwych kierunków rozwoju i dalszych działań, prezentacja osiągnięć na gruncie nauki, identyfikacja potrzeb osób w wieku senioralnym, działalność na rzecz dialogu pomiędzy grupami seniorów a przedstawicielami samorządu terytorialnego.
Uczestnikami Konferencji mogą być:
a) pracownicy urzędów samorządowych na szczeblu gminnym, powiatowym i wojewódzkim Województwa Śląskiego, odpowiedzialni za kształtowanie i realizację lokalnej polityki zdrowotnej, społecznej, senioralnej i innych związanych z celem Konferencji i podejmowanym zakresem;
b) osoby kierujące pracami wydziałów zdrowia, polityki społecznej lub tożsamych z celem i podejmowanym zakresem w urzędach na szczeblu samorządowym z terenu Województwa Śląskiego;
c) Prezydenci, Burmistrzowie, Starostowie, Wójtowie miast i powiatów z terenu Województwa Śląskiego;
d) przedstawiciele senioralnych ciał doradczych (jak Rady Seniorów, Fora Seniorów, etc.) z terenu Województwa Śląskiego;
e) przedstawiciele organizacji zrzeszających seniorów, emerytów i rencistów z terenu Województwa Śląskiego;
f) przedstawiciele organizacji pozarządowych z terenu Województwa Śląskiego, których cele statutowe zbieżne są z tematyką i zakresem Konferencji;
g) przedstawiciele placówek opieki zdrowotnej, pomocy społecznej i pozostałych z terenu Województwa Śląskiego, których zadania są zbieżne z tematyką Konferencji;
h) inne osoby związane zawodowo z tematyką Konferencji.
W wyniku dokonywanej rejestracji wydarzenia dojdzie do utrwalenia, zarejestrowania wizerunku oraz wypowiedzi Uczestników, na co Uczestnicy wyrażają zgodę.
Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji, zmiany czasu jej trwania, zmiany terminu, lokalizacji, liczby miejsc, etc. bez podania przyczyny, jak i z przyczyn od siebie niezależnych, w tym wystąpienia siły wyższej uniemożliwiającej organizację Konferencji i bieżącej sytuacji epidemiologicznej.
Organizator nie ponosi kosztów związanych z udziałem w Konferencji, także w sytuacjach opisanych w ust. 8.

§ 2
ZGŁOSZENIE UDZIAŁU

Udział w Konferencji jest bezpłatny.
Aby zarejestrować chęć swojego udziału w Konferencji należy dokonać zgłoszenia:
a) telefonicznie, pod numerem: 530 305 195;
b) poprzez wiadomość wysłaną pocztą elektroniczną na adres: forum.seniorow@mikolow.starostwo.gov.pl. W wiadomości podać należy:
– imię i nazwisko uczestnika,
– adres e-mail uczestnika lub telefon kontaktowy,
– nazwa reprezentowanej instytucji;
c) formularz zgłoszeniowy zamieszczony na stronie internetowej Konferencji: https://sks.mikolowski.pl, zakładka Rejestracja.
Zgłoszenie udziału w Konferencji nie jest tożsame z zakwalifikowaniem do udziału. Potwierdzenie udziału dokonane zostanie przez Organizatora w formie wiadomości przesłanej drogą elektroniczną na podany przez Uczestnika adres e-mail lub przekazana telefonicznie lub poprzez korespondencję pisemną.
Liczba Uczestników Konferencji jest ograniczona.
Organizator prowadzi dwie listy uczestników: główną i rezerwową na wypadek zwolnienia miejsca.
O kwalifikacji na listę decydują:
a) czynniki określone w § 1 ust. 6;
b) kolejność zgłoszeń Uczestników.
W Konferencji udział może wziąć udział do trzech przedstawicieli jednego urzędu, instytucji, ciała doradczego, organizacji, chyba, że Organizator zdecyduje inaczej.
Osoby zgłoszone ponad określoną w ust. 7 liczbę nie będą uwzględniane na listach uczestników, chyba, że Organizator zdecyduje inaczej.
Podanie danych osobowych zawartych w formularzu zgłoszeniowym na Konferencję jest niezbędne do uczestnictwa w Konferencji. Odmowa ich podania wiązać się będzie z brakiem kwalifikacji do udziału w Konferencji.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zgłoszenie Uczestnika dokonane przez osoby trzecie.
Osoba dokonująca zgłoszenia w imieniu osób trzecich oświadcza, iż czyni to za ich wiedzą i zgodą.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularza błędnych danych przez osoby rejestrujące udział w Konferencji.
Termin dokonywania zgłoszeń upływa wraz z dniem 13 października 2023 roku, o godzinie 14:00. Zgłoszenia dokonane po tym terminie nie będą rozpatrywane, chyba, że Organizator zdecyduje inaczej.
Organizator zastrzega sobie prawo do wcześniejszego zakończenia przyjmowania zgłoszeń w przypadku dużego zainteresowania udziałem w Konferencji.
Uczestnik, który dokonał zgłoszenia na Konferencję a nie będzie mógł wziąć w niej udziału, zobowiązany jest uprzedzić o tym fakcie Organizatora przed rozpoczęciem Konferencji.
Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji, a przesłanie formularza zgłoszeniowego do Organizatora jest jednoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego Regulaminu i jest wiążące dla obu stron.

§ 3
WIZERUNEK

Organizator przetwarza dane osobowe uczestników w celach związanych z organizacją, przeprowadzeniem i promocją Konferencji, w tym do utrwalania i nieodpłatnego upubliczniania wizerunku i wypowiedzi utrwalonych w trakcie Konferencji. Dodatkowo Organizator ma prawo do umieszczenia nagrania Konferencji na stronach internetowych i portalach społecznościowych w celach promocyjnych, edukacyjnych oraz popularyzujących naukę, nie naruszając przy tym postanowień.
Uczestnik Konferencji, w tym Prelegent, nieodpłatnie udziela na rzecz Organizatora niewyłącznej i nieodpłatnej licencji na korzystanie z jego wypowiedzi utrwalonych w trakcie Konferencji, na następujących polach eksploatacji:
a) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania – wytwarzania, zapisu wszelkimi technikami egzemplarzy, w tym w szczególności: techniką zapisu magnetycznego, światłoczułą, audiowizualną, cyfrową, optyczną, komputerową niezależnie od formatu i nośnika, rozmiaru, formy i techniki;
b) w zakresie rozpowszechniania – publiczne wyświetlenie, odtworzenie, a także publiczne udostępnienie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w tym w sieci internetowej i innych sieciach teleinformatycznych, multimedialnych i komputerowych, w szczególności w serwisach internetowych.
W związku z udzieleniem licencji, o której mowa w punkcie wyżej – Uczestnik i Prelegent zapewnia, że korzystanie z jego wypowiedzi w przedstawionym zakresie nie będzie naruszać niczyich praw, w szczególności praw własności intelektualnej, oraz nie wymaga uzyskania jakiegokolwiek zezwolenia od osób trzecich. Jednocześnie Uczestnik, w tym Prelegent, oświadcza, że ponosi wszelką odpowiedzialność za swoje wypowiedzi i przejmuje na siebie wszelką odpowiedzialność z tytułu ewentualnych roszczeń z jakimi wystąpią wobec Organizatora jakiekolwiek podmioty trzecie w związku z udziałem Uczestnika (Prelegenta) w Konferencji.

§ 4
PRZEPISY PORZĄDKOWE

Uczestnicy, w tym Prelegenci, Konferencji zobowiązani są do przestrzegania ogólnie obowiązujących zasad i norm, w tym dotyczących BHP, przepisów przeciwpożarowych, sanitarnych, epidemiologicznych, administracyjnych oraz wewnętrznych zarządzeń i regulaminów obowiązujących na terenie Miejskiego Domu Kultury w Łaziskach Górnych przy ul. Św. Jana Pawła II 2, 43-170 Łaziska Górne.
Uczestnicy, w tym Prelegenci, Konferencji mogą przebywać na terenie Konferencji tylko w godzinach oznaczonych przez Organizatora.
Zabronione jest prowadzenie przez Uczestników i Prelegentów Konferencji jakichkolwiek działań komercyjnych, akwizycyjnych, reklamowych, promocyjnych, a także agitujących oraz zbiórek pieniężnych nieuzgodnionych z Organizatorem, jak również działań niezgodnych z obowiązującymi przepisami prawa.

§ 5
ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA SZKODY

Uczestnicy, w tym Prelegenci, Konferencji ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za wyrządzone przez siebie szkody.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane przez osoby trzecie lub z winy poszkodowanego.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane siłą wyższą.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione na terenie organizowanego wydarzenia (odzież, bagaż podręczny, inne przedmioty).

§ 6
OCHRONA DANYCH

Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 26 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 4 kwietnia 2016 r. w sprawie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L. z 2016 r. Nr 119, str.1 z późn zm.), dalej, jako RODO jest Organizator.
Dane osobowe Uczestników przetwarzane są w celu:
a) organizacji i przeprowadzenia Konferencji, na podstawie art. 6 ust. 1 lit a RODO;
b) informowania o innych inicjatywach podejmowanych przez Organizatora, na podstawie odrębnie wyrażonej zgody, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit a RODO;
c) ustalenia, obrony lub ewentualnego dochodzenia roszczeń na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
d) promocji Konferencji, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a oraz f RODO;
e) kontaktu z uczestnikami w celu skutecznego i właściwego realizacji Konferencji.
Dane przechowywane będą w oparciu o zasady wynikające z przepisów prawa, nie dłużej niż jest to niezbędne w określonych celach, w szczególności przez okres organizacji i promocji Konferencji, po tym czasie zostaną usunięte.
Podanie danych podczas zgłoszenia jest dobrowolne, ale bez nich nie jest możliwy udział w Konferencji oraz przekazanie informacji organizacyjnych. Wyrażoną w ten sposób zgodę można w każdym momencie cofnąć, pod adresem: biuro@centrumaktywnosci.eu z dopiskiem Śląska Konferencja Senioralna i wyrażeniem żądania, co jest jednoznaczne z wykreśleniem z listy Uczestników/Prelegentów Konferencji oraz brakiem możliwości udziału w niej.
Uczestnikom i Prelegentom przysługuje prawo do informacji oraz dostępu do danych osobowych, a także prawo do ich sprostowania (poprawiania), usunięcia, ograniczenia przetwarzania, złożenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych, na zasadach określonych w RODO.

§ 7
PRZEPISY KOŃCOWE

Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian do niniejszego Regulaminu w każdym czasie.
Wprowadzenie zmian w niniejszym Regulaminie nie wymaga zgody Uczestnika. Każdorazowa zmiana Regulaminu będzie dostępna na stronie internetowej Konferencji (https://sks.mikolowski.pl).
Organizator zastrzega sobie, w przypadkach zaistnienia okoliczności od niego niezależnych, prawo do odwołania, częściowego zamknięcia, zmiany kolejności wystąpień, zmiany programu, skrócenia albo przełożenia na inny termin organizowanego wydarzenia.
W kwestiach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają obowiązujące przepisy prawa wewnętrznego Rzeczypospolitej Polskiej oraz przepisy prawa wspólnotowego Unii Europejskiej.
Postanowienia Regulaminu obowiązują wszystkich Uczestników i Prelegentów.
Zgłoszenie udziału w Konferencji jest równoznaczne z bezwarunkową akceptacją przez Uczestnika, w tym Prelegenta, wszystkich postanowień niniejszego Regulaminu.

Regulamin Konferencji do pobrania – kliknij